Notion 数据库分组大升级！详细教程
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Notion 数据库分组大升级！带来了更多视图和属性的分组。
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Notion
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date
Oct 19, 2021
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English version
Notion 数据库分组大升级！带来了以下改变：
- 表格、时间轴、列表、画廊等视图新增分组，看板视图增加第二维度（横向）的分组。
- 原本只有单选和多选属性支持分组，现在绝大多数属性都支持分组，且拥有额外配置。
- 看板视图可添加底色，并增加了是否开启的开关。
不同视图的分组分组功能的开启多样的调整看板视图分组不同属性类型的分组额外配置排序方式点击组尾 + New 新建条目 / 拖动条目时的行为两个不支持分组的属性其他小技巧应用简单地更改原有视图优化工作流应用实例
不同视图的分组
分组功能的开启
如何开启分组功能？这里以官方 Reading List 模板作为演示：
- 点击数据库左上角的
•••图标，菜单中会有 Group 选项，在全页面数据库上方也会直接存在 Group 选项。
- 点击 Group，选择 Group by 某个属性。部分属性类型有额外配置，将在后文说明。
多样的调整
分组功能开启后还可以进行许多调整，例如：
Hide empty groups自动隐藏空分组，在有数据时重新出现
- 上下拖拽调整位置
- 手动隐藏/开启分组
- 点击箭头折叠/展开分组
- 修改分组表尾和表头的汇总值，以及列宽度、列顺序时，所有分组会一起改变
表格视图的分组就像是多个表格视图放到了折叠列表中。时间轴、列表、画廊等视图的分组也非常类似。日历视图由于是无限延伸的，并不能分组。
看板视图分组
看板视图原先就有纵向分组，这次增加了横向的二次分组。开启方式是点击左上角的
••• 图标，再点击 Sub-group 选项。这样就能把数据库内容卡片分隔进一个二维表格中。此外，看板在二次分组时默认会根据标签颜色显示背景板底色（深色模式下卡片也会有相应颜色），可以在 Group 选项中通过
Color columns 关闭。原先在视图右侧占一列的 Add new group 现在也变成了 + 号，节省了空间。
不同属性类型的分组
Notion 数据库中共有 19 种属性类型，其中文件和媒体、汇总这两个属性不可用于分组。我将剩余的 17 种属性分为了 7 类：文本、数字、日期、关联、选择、复选框、人员，分别总结了相应的额外配置、排序方式和新建或拖动条目时的行为。注意函数属性根据其结果，有四种属性类型的可能。
不同属性
属性
英文
Basic/Advanced
属性类别
补充说明
属性类别
额外配置
如果存在额外配置，在选择以某个属性分组时会弹出选项。如果要更改配置，需重新选择该属性。
- 文本类：可选完整文本或首字母。
- 数字类：可设定范围和间隔（默认 0-1000，每组间隔 100）。
- 日期类：可设定为 相对时间 / 日 / 周 / 月 / 年，其中相对时间包括 前/后 7 天、前/后 30 天、昨天、今天、明天以及按月分组的其他日期。
- 其他类别：无额外配置，均显示完整内容。
排序方式
- 文本和关联类：支持手动或正序/倒序的字母表顺序。
- 数字类：支持升序或降序。
- 日期类：支持按时间先后顺序正序或倒序。
- 其他类别：需手动排序。
点击组尾 + New 新建条目 / 拖动条目时的行为
点击组尾的
+ New 新建条目时，可能会自动填充，也可能会展开页面；拖动条目时，可能可以拖到别组，可能不行。这两个操作是相对应的，新建时能自动填充的，就可以在拖动时拖到别的组，并改变相应属性值。以新建为例，如果不是按函数属性分组：- 文本类：选择完整时会自动填充，首字母时会展开页面。
- 数字类：只会展开页面，不会自动填充
- 日期类：日期属性会自动填充中位日期，其他则展开页面
- 人员类：人员属性自动填充，其他展开页面
- 其他类别：都会自动填充。
函数属性比较特殊，它的结果可以是文本、数字、日期、复选框四种类别之一。只有在新建时，默认填充后这个函数的结果满足该分组时才有可能填充，否则展开页面。
两个不支持分组的属性
目前只有文件和媒体、汇总这两个属性无法用于分组，猜测汇总属性是由于可用于获取文件和媒体值，因此无法用作分组。但在很多场景下，我们可以新建一个函数属性来获取汇总属性的值，用于分组。不过如果汇总的设置改变，就需要重新应用一下函数的表达式才能显示正确的值。
其他小技巧
另外值得注意的是，当一组内的页面被删完时，该组不会自动消失。可以打开
Hide empty groups 来自动隐藏它，也可以重新设定一下分组，来彻底让它消失。应用
简单地更改原有视图
数据库分组的功能有非常广泛的应用。
- 如果你本身就有按标签排序的数据库，现在就可以尝试使用分组，数据的顺序不会改变，类别则会更加清晰。
- 如果你原本就为不同的标签建立了很多链接数据库，放在一个页面展示，现在就可以直接使用数据库分组进行替代。
优化工作流
我曾写过一篇 Notion 父子数据库项目自动关联 在父项中方便地新建子项，自动关联父项。现在在子项的数据库中，也可以通过按关联属性分组，方便地在某个父项分组下新建子项了。
此外，原本看板视图的分组只能使用选择类的属性，现在也可以改用函数了，借助日期等其他属性自动改变。另外也可以改用关联关系属性代替选择属性的标签作为分组依据。
应用实例
官方的 Reading List 模板，可以按照进度、类型、评分等进行分组，在不同时间有选择地查看你想看的内容，通过折叠箭头隐藏其他的内容。
官方的 Budget planning 模板可用于记帐，按时间或种类分组后，就可以很方便地在表头或表尾查看每个月或每种类别的开销多少。
官方的 Brand Assets 模板记录将多种不同的素材记录在画廊视图中，通过对类别或文件类型分组，就可以进行快速地定位查找。
官方的 Roadmap 模板在时间轴视图下，可以按项目负责人、工程师等分组，查看每个人的工作情况，或便捷地安排新工作。
官方的 Roadmap 视图在看板视图下也得到了加强。在一个维度上按照状态分组的同时，可以在另一个维度将任务按照所属的项目（关联关系）或负责人或重要程度分组，各项目的进度情况一目了然。
发挥想象，是时候思考下该如何优化自己的工作流了～ 🤯